【HELP YOU】オンラインアシスタント有効活用について

こんにちは、Ryoです。
昨今では人材不足に拍車がかかっており、特に私のように地方の中小企業に勤めていると会社で求人募集しても反応は少ない上に求めるスキルを有する人材とは早々巡り合えないものです。この状況でいつ巡りあえるかもわからない人材をただじっと待つのも何なので、以前記事でも書いたことのある「オンラインアシスタント」の対応の幅、有効性や効果などについて思うことを書いてみようと思います。



1.現状=人的資源確保が難しい

私自身の環境が地方中小企業なので、その視点で書いていきます。まず社内に人手はいるものの、業務の内容と求めるスキルによっては誰でも可ということにはならないので、「人材」はどうしても不足しがちですよね。

年々複数名の人員を新規卒採用して段階的にスキルアップさせていける企業体力と体制があれば理想ですが、現実的には新規卒採用もほぼ期待できず、企業体力にも波があり、採用人数枠が極小な地方中小企業には難しいのです。

この問題の解決にはやはり「魅力ある企業」に向けて邁進するしかないのですが、そこに到達するまで待つわけにもいかないので、結果的にその手段として「求人」ということになります。

ただ、この「求人」で「正社員/契約社員/派遣社員」を募集するのですが、採用枠に限界があるので結局求めているのは「即戦力」で企業本位の勝手な言い方をすれば「必要な時に必要な人材を自社都合の条件(賃金など)で欲しい」ということですね。

当然、ネームバリューの低い企業でそんな都合の良い巡り合わせなどある訳もないので「全く採用できない」日々が続くことになります。

こうして書いてみると人的資源が確保できないのは「企業側」のスタンスにも問題があることが明白ですが、そこを変えるのは難しいので、いつになるかわからない「新規雇用による戦力UP」ではなく「業務効率化=コア業務占有率を上げる」という考え方にシフトすることが現実的なので、オンラインアシスタントの有効活用を考えてみた次第です。

オンラインアシスタント:インターネットを活用して業務のサポートを行ってくれるサービスのことを言います。

2.業務の切り分け(コア業務/非コア業務)

まずコア業務の占有率を上げる為には、コア業務以外=非コア業務という大事な仕事ではあるものの「支援的要素が強く、その業務自体では利益に結び付きにくいもの」を削減する必要があります。

そこで一般的な中小企業(製造業)視点で部門ごとに抽出した非コア業務や個人的に委託したいと思う業務は以下になります。

〇:委託できる範囲が広い △:限定的 ×:対応が困難

部門 部署 対応の幅 非コア業務、及び委託したい業務など
営業部門 営業 プレゼン資料、メール対応、リスト、リサーチ、需要予測
管理部門 総務 労務管理、施設予約、乗車券/航空券手配、宿泊手配、人事(求人掲載、応募者対応)
経理 資金調達資料、助成金申請資料、データ入力、経費管理
資材調達(購買) 資材受発注や納期・在庫管理、調達先リサーチ(コストなども)
生産管理 外注管理、在庫管理
物流 在庫管理
技術部門 開発 ※ 技術要素の絡む直接的な業務は当然ながら不可
・基準書や企画書などの必要頁スポット的な翻訳
・海外との連絡手段(電話、メールなど)支援
・議事録作成、テープリライトなど(国内、海外)
試作・実験
設計
生産技術
製造技術
保全
庶務 労務管理、検証データなどの集計、乗車券/航空券手配、宿泊手配
製造部門 鋳造 × ※ 直接的な作業は当然ながら不可
鍛造 ×
焼結 ×
加工 ×
組立 ×
検査 製造データ集計
庶務 労務管理、製造データ集計(歩留り、生産性など)、乗車券/航空券手配、宿泊手配

各部門によって抽出内容や量にバラツキはありますが、日々業務遂行する上で誰かが代行してくれるなら大変助かる業務だと思います。

見ての通り業務としてそれなりに負荷はあるものの、人を雇用するほどでもないという日々悩まされる領域の業務なので、切り分けて本来のコア業務に集中できる環境をつくりたいですね。

3.オンラインアシスタント選定時の留意事項

これらの業務を社内から外部に委託するのですから、大事なのは言うまでもなく「QCD(品質、コスト、納期)」ですが、ここに個人的に付加したい要素として「意思の疎通(コミュニケーション)」があります。

仕事に限らず何でもそうですが、最終的には「人」対「人」が成り立つかどうかが大事なので、業務を委託する先が「ユーザー目線であること」が必要です。

ここが不十分な場合、よくあるのが「営業」⇒「マネージャー」⇒「〇〇担当」「△△担当」…など何人も跨って同じ説明をする羽目になり意思の疎通がままならない上に逆に外部委託することで管理工数が増えるという本末転倒なことになりかねないからです。が、残念ながら一般的にはこのようなことが多いのも事実ですね。

その他には「業務対応の幅広さ」や「融通性(マルチタスク)」などを考慮した場合、以前記事で紹介したオンラインアシスタントサービスの中で最適解なのが株式会社ニットが運営するオンラインアシスタントサービス【HELP YOU】になります。

4.HELP YOU概要

詳細は上述のリンク先から確認していただければ良いと思いますので、概要を書いてみます。

先ず着目したのは「業務対応の幅広さ」で、上表に挙げた項目はほぼ網羅(当然ながら難易度によっては不可の場合もあり)できるようになっています。何故ならHELP YOUは「チーム制」を採用しているので、一人のスキルに縛られず臨機応変に対処できるためです。

また、業務の窓口として専属ディレクターが付きますので依頼内容等は専属ディレクターを経由してスタッフに伝達される形であることから、意思の疎通相手は常に固定化してくれる形になります。ここは上述した通りコミュニケーション上、大事なポイントです。

≪プラン≫

エコノミー ビジネス ファースト
30時間/月の利用が可能
3ヶ月契約 6ヶ月契約 12ヶ月契約
平日9:00~18:00
月額100,000円 月額90,000円 月額80,000円

アシスタント時間としては30時間/月となっており、これだけを見ると少なく感じるかもしれませんが、自身の業務リストを作成して改めてコア業務/非コア業務などで整理していくと非コア業務の占有率が月間の総労働時間に対し約10~20%範囲ぐらいだと思います。それを時間換算すると、おそらく30時間前後になってくるのではないでしょうか。私の環境では約25時間/月ですね。

また料金については「チーム制による業務対応の幅広さ」、そして円滑に連携して進めるための「意思疎通のしやすさ」という絶対的な「価値」を提供してくれることを考えると、個人的にはリーズナブルな料金だと思います。

5.まとめ

今は高齢化社会になり、年々働き手が減少傾向にあるのは事実であって、人口の増減は簡単に解決できないこともありますから今回ご紹介したように業務の切り分けと外部サービスを有効に使う働き方は今後当たり前になってくるのではないでしょうか。

特に私と同じような環境にいる地方中小企業は高齢化も進んでますから、何かアクションを起こしていかないといけない時期かもしれませんね。

以上、オンラインアシスタントの有効活用についてでした!今回の記事が何かの参考になれば幸いです。

Ryo

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